UN LIMS (Laboratory Information Management System) es un conjunto de herramientas basadas en sistemas informáticos que permite la adquisición y gestión de toda la información generada en el laboratorio.

Actualmente los LIMS, están al alcance de todas las economías. Ya que la mayoría de los mismos se ajustan a los equipos informáticos que posee un laboratorio, o bien las adquisiciones a realizar son de pequeña envergadura. Además aun siendo sistemas informáticos sofisticados, suelen ser sistemas fáciles de usar y de poner en marcha.

¿POR QUÉ NECESITO UN LIMS?

La generación de la documentación necesaria para cumplir los requisitos de las normas de calidad (ISO 17025, 9000 …) necesita a veces más tiempo que los propios análisis en si mismos, consume muchas veces la mayor parte del tiempo del trabajo diario del laboratorio, y es aquí donde se suelen generar verdaderos cuellos de botella. Este es el motivo por el que los LIMS se hacen tan necesarios, sobre todo si tenemos en cuenta que la tendencia natural es que las normas de calidad cada vez sean más exigentes y nunca al contrario.

Los Laboratorios se enfrentan a una mayor carga de trabajo, cada vez se les pide una mayor velocidad de generación de resultados elaborados y debidamente procesados, así como un control riguroso en los procedimientos utilizados en la adquisición de los datos, con el fin de asegurar tanto la integridad de la información como la validez de las decisiones tomadas.

Cualquier sistema de Control de Calidad hace especial énfasis en la calidad y ausencia de errores en los propios datos utilizados en los procedimientos de control, independientemente de que dichos datos sean recogidos en Cuadernos de Laboratorio o gestionados por un LIMS.

Todas las Agencias Reguladoras han resaltado la importancia de validar la información antes de incluirla en un Sistema automatizado. Algunos de los beneficios obtenidos mediante el uso de un LIMS en este campo son:

* Restricción al acceso en la entrada y/o visualización de datos.

* Control automático de la validez de los datos entrados.

* Conexión con los instrumentos del laboratorio.

* Uso de Códigos de Barras

* Cálculos automáticos

* Generación automática de informes y gráficos sin necesidad de escribir información de nuevo.

* Chequeo automático de especificaciones (se evitan errores de no identificar productos fuera de especificación).

BENEFICIOS DE UN LIMS

Las ventajas que supone incorporar un sistema de éstas características al laboratorio son las siguientes:

* Reproducibilidad en cualquier momento y de forma sencilla de toda la documentación generada con anterioridad.

* Control de cualquier cambio en todas aquellas zonas críticas de la información del laboratorio, para poder impedir modificaciones no autorizadas y además guardar una trazabilidad de los mismos.

* Más datos relativos a cada entidad, evento, etc

* Adquisición manual o automática de datos (integración de instrumentos , códigos de barras, conexión con ERP u otros sistemas informáticos)

* Revisión y visualización de datos más completa, flexible y accesible.

* Generación más rápida y efectiva de informes.

* Centralización de la información en una única base de datos, lo que conlleva que la accesibilidad a los datos sea más segura, rápida, cómoda, sencilla.

* Mantenimiento de estados ligados a Proyectos, Muestras, Tests, Resultados, de manera automática por el Sistema.

* Reducción de costes, tanto en el laboratorio, porque simplifica la gestión del mismo, como en la planta de producción de aquellas empresas que la posean, porque permite la detección de partidas de productos en mal estado antes del empleo de los mismos en el proceso de fabricación.

Tradicionalmente se han visto los sistemas LIMS, como un gasto en lugar de cómo una de las mejores inversiones que se pueden realizar dentro del laboratorio. El incremento de productividad que representa la implementación de un sistema LIMS, se puede evaluar entre un 20% y un 30%. Lo cual significa una rápida amortización de la inversión.

Los siguientes puntos específicos pueden ser argumentados como directamente influyentes en el aumento de la productividad:

* Eliminación de entrada manual de datos, reduciendo el tiempo dedicado a tal tarea.

* Control exhaustivo del trabajo a desarrollar y desarrollado por el laboratorio:

- Muestras, análisis e informes pendientes.

- Muestras, análisis e informes realizados.

* Reducción de la revisión manual de datos.

* Incremento en la velocidad de aceptación o rechazo de materias primas y productos fabricados, pudiéndose disminuir el stock.

* Generación automática de etiquetas y códigos de barras, reduciendo el tiempo de elaboración manual de etiquetas y de escritura de datos.

* Generación automática de recibos de recepción de muestras.

* Planificación del trabajo del Laboratorio y generación automática de Hojas de Trabajo.

* Realización automática de cálculos y gráficos.

* Explotación exhaustiva y completa de toda la información introducida. Tanto a nivel numérico como gráfico, lo que nos permite seguir la evolución de un producto a lo largo del proceso productivo, o por ejemplo la calidad del producto de un proveedor a lo largo del tiempo.

* Generación automática y eficiente de informes rutinarios y ocasionales. No dependiente de la complejidad del informe ni de la carga de trabajo del personal administrativo.

* Validación de resultados obtenidos frente a Especificaciones de Calidad.

* Revisión y análisis más eficiente de la información eliminando procedimientos de búsqueda y recopilación muy costosos en tiempo y con clara fuente de errores.

* Automatización de acciones condicionadas a determinadas situaciones (emisión automática de informes de calibración de instrumentos cuando son requeridos, por ejemplo).

* Transferencia automática de información desde y hacia otros Sistemas de la Compañía.

* Reducción de tiempo y mejora en el proceso de calibración de instrumentos.

* Registros automáticos de muestras pre-programadas.

* Correlación más directa entre Producción y Laboratorio.

* Uso más efectivo de los recursos humanos y técnicos del Laboratorio.

* Integración con software de uso habitual (Procesadores de Texto, Hojas de Cálculo) sin pérdida de seguridad y sin coste en el tiempo.

¿ QUE LE DEBO PEDIR A UN LIMS ?

* Un laboratorio de análisis debe pedirle a un sistema LIMS ayuda en la organización y control de todo el trabajo del laboratorio en todas las etapas del proceso analítico así como en todos los procesos de gestión del mismo.

* Un sistema LIMS debe adaptarse por completo al laboratorio y no al revés.

* Debe permitir seguir creciendo con el paso del tiempo para garantizar la inversión realizada.

* Que sea un paquete estándar, capaz de soportar procesos de programación a medida del cliente, sin que estos afecten al núcleo del sistema LIMS (Esto permite que se puedan aprovechar las experiencias de otros laboratorios, cuando se actualiza a nuevas versiones del LIMS, y pueda seguir disfrutando de los procesos que para él en exclusiva se han generado)

Es importante resaltar que un LIMS ayuda al analista o técnico de laboratorio. Un LIMS le ayuda en todas las tareas asociadas con la manipulación y gestión de las muestras y la información relativa a las mismas. Un LIMS no acelera el proceso analítico, pero sí reduce el tiempo dedicado a administración de la información con lo cual los analistas pueden dedicar más tiempo a labores puramente químicas y mejorar sus resultados y conocimientos.

¿ COMPRAR O DESARROLLAR UN LIMS ?

Puesto que cada laboratorio tiene sus particularidades, es muy difícil la elección de un LIMS comercial, excepto que el mismo tenga un alto nivel de configuración. También está la alternativa de desarrollar un sistema propio.

Para ello se deberá disponer de un equipo multidisciplinario, ello conlleva naturalmente un alto coste y un alto grado de inseguridad de funcionamiento.

Además hay que tener en cuenta que un desarrollo propio no permite la rápida actualización que suele tener un LIMS comercial, ya que éste madura con cada nuevo cliente que lo implementa.

“VENTAJAS ECONÓMICAS DE UN LIMS”

Las empresas necesitan cada vez ser más competitivas, hacer más análisis en menos tiempo y con menos coste para poder competir en precios.

Todo esto sin dejar a un lado la calidad del producto, ya que tanto los consumidores como las administraciones son cada vez más exigentes en este sentido.

Esto con las estructuras actuales es muy difícil por no decir imposible, ya que se han hecho todos los ajustes posibles en este sentido, es por esto por lo que hay que abrirse a nuevas tecnologías que nos den un alcance mayor.

Los tiempos cambian para todos y de la misma manera que ahora sería impensable poder escribir 300 cartas manuscritas en el mismo tiempo que se hace con un ordenador, no podemos querer competir con otras empresas si no nos equiparamos en tecnología y equipos, y es aquí principalmente donde les puede ayudar un LIMS.

Con un LIMS no será necesario que uno de sus analistas invierta el 80% de su tiempo en gestionar toda la información que se debe asociar a una muestra, el LIMS ya lo hace por el, por lo que tendrá un analista más en su laboratorio por el mismo coste que tiene ahora, lo que viene a decir que la producción de su laboratorio será mayor , por lo tanto los beneficios también serán mayores.

Otro de los aspectos en los que un LIMS es de gran ayuda y, económicamente recomendable, no solo para el laboratorio, si no para la empresa en general, es en el apartado de producción, ya que con un LIMS en el laboratorio se minimizan al máximo los errores humanos en los resultados de las pruebas o análisis, por lo que permite la detección de partidas en mal estado antes de que se hallen en el proceso de fabricación.

También nos permitirá seguir la evolución o la calidad del producto de un proveedor a lo largo del tiempo, con lo que podremos comprobar si los costes por dichos productos son los adecuados, así como el aumento de la velocidad de aceptación o rechazo de materias primas y productos fabricados, pudiéndose con esto disminuir el stock, y destinar esa partida económica a otros departamentos.

Por último, y no por eso menos importante, hay que tener en cuenta que actualmente un LIMS está al alcance de cualquier economía y hay distintas fórmulas para poder acceder a él sin que eso represente un gran esfuerzo económico para la empresa, además ya se ajustan a los equipos informáticos que posee un laboratorio o bien las adquisiciones a realizar son de pequeña envergadura.

Por lo demás, siendo sistemas informáticos sofisticados, suelen ser fáciles de usar y rápidos de poner en marcha.

Pero llegados a este punto hay algo de lo que tenemos que advertir, son muchas las empresas que una vez se dan cuenta de la necesidad de implementar un LIMS caen en el error de intentar desarrollarlo por ellos mismos. Esto acarrea una serie de inconvenientes que hay que tener en cuenta, hay que contar con un equipo multidisciplinario que se pueda dedicar en exclusiva durante los próximos 3 años a la creación de un sistema de estás características, ello conlleva un elevado coste y una gran inseguridad por el correcto funcionamiento del sistema.

Suele ocurrir que cuando se da por terminado el proyecto, este ya ha quedado obsoleto, por la dificultad de mantenerlo operativo y actualizado, por lo que todas las ventajas que nos podría ofrecer este sistema se volatilizan.

Confíe en profesionales con experiencia, es lo más rentable.